Bentuk – bentuk surat
1. Bentuk lurus penuh (Full Block Style)
Pada surat bentuk lurus
penuh atau Full Block Style,
penulisan bagian – bagian surat semuanya dimulai dari kiri. Untuk ukuran batas
pinggir kiri 20 dan kanan 80 (elite) atau batas pinggir 15 dan kanan 75 (pica).
2. Bentuk lurus (Block Style)
Bentuk surat lurus atau Block Style pada dasarnya mirip dengan
bentuk surat lurus penuh. Perbedaannya hanya terletak pada penempatan tanggal,
salam penutup, nama instansi, nama terang dan juga nama jabatan yang diketik di
sebelah kanan atas.
3. Bentuk setengah lurus (Semi Block Style)
Bentuk surat setengah
lurus atau Semi Block Style adalah
campuran antara bentuk surat lurus dan bentuk surat lekuk. Pengetikan alamat
suratnya sama dengan bentuk surat lurus hanya saja pada pengetikan bagian isi
suratnya sama dengan bentuk surat lekuk, yaitu setiap alinea masuk lima
hentakan.
4. Bentuk lekuk (Indented Style)
Bentuk surat lekuk atau Indented Style pada dasarnya hampir sama
dengan bentuk surat setengah lurus. Hanya perbedaanya terletak pada penulisan
alamat tujuan yang bergerigi.
Baris pertama dimulai dari
margin kiri dan baris kedua serta seterusnya dimulai dengan menjorok lima
hentakan. Pengetikan tempat dan tanggal, salam penutup, nama dan jabatan
diketik disebelah kanan sedangkan pada isi surat setiap pergantian alinea baru,
pengetikannya masuk kedalam sebanyak lima hentakan.
5. Bentuk menggantung (Hanging Paragraph Style)
Bentuk surat menggantung
atau yang juga dikenal sebagai Hanging
Paragraph Style pada pengetikannya pada baris pertama setiap alinea diketik
disebelah kiri, kemudian baris berikutnya masuk lima spasi sampai pergantian
alinea.
6. Bentuk resmi (official Style)
Pengertian Surat
Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Fungsinya mencakup lima hal: sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Pada umumnya, dibutuhkan perangko dan amplop sebagai alat ganti bayar jasa pengiriman. Semakin jauh tujuan pengiriman surat maka nilai yang tercantum di perangko harus semakin besar juga.
Jenis Surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.
Surat pribadi
Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu:
1. Tidak menggunakan kop surat
2. Tidak ada nomor surat
3. Salam pembuka dan penutup bervariasi
4. Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis
5. Format surat bebas
Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi:
1.Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
2.Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
3.Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
4.Penggunaan ragam bahasa resmi
5.Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
6.Ada aturan format bakuBagian-bagian surat resmi:
· Kepala/kop surat
Kop surat terdiri dari:
1. Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.
2. Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil
3. Logo instansi/lembaga
· Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan
· Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat
· Hal, berupa garis besar isi surat
· Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)
· Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)
· Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)
· Isi surat
Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.
· Penutup surat
Penutup surat, berisi:
1. salam penutup
2. jabatan
3. tanda tangan
4. nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
· Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan
Surat Niaga
Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.
Surat Dinas
Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:
1. Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
2. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
3. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
4. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
5. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
6. Format surat tertentu
Surat Lamaran Pekerjaan
Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini:
· Kepala surat
· Tempat dan tanggal pembuatan surat
· Nomor surat
· Lampiran
· Hal atau perihal
· Alamat tujuan
· Salam pembuka
· Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :
1. paragraf pembuka
2. isi surat
3. paragraf penutup
· Salam penutup
· Tanda tangan dan nama terang
